E-Rechnung im Großhandel: Was Sie jetzt wissen müssen
Die E-Rechnungspflicht betrifft den Rechnungsfluss zwischen Unternehmen. Großhändler stellen viele Rechnungen aus und sollten früh vorbereitet sein.
Was sich seit 2025 geändert hat
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die je nach Umsatz unterschiedlich lang sind. Für Großhändler mit vielen Rechnungen lohnt es sich, früh zu starten. Ihre persönlichen Fristen klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die ein System automatisch auslesen kann. Ein einfaches PDF genügt nicht. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Der Unterschied: XRechnung ist eine reine Datendatei, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten.
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Zum Anbieter-CheckWarum das für Großhändler besonders relevant ist
Großhändler stellen viele Rechnungen aus und erhalten viele von Lieferanten. Jede Rechnung, die Sie von Hand erfassen müssen, kostet Zeit. Wer früh auf strukturierte Daten umstellt, spart Arbeit und vermeidet Fehler bei der Zuordnung.
Das muss Ihr System können
- E-Rechnungen im passenden Format erzeugen
- eingehende E-Rechnungen empfangen und prüfen
- Rechnungen revisionssicher archivieren
- Daten mit Warenwirtschaft und Buchhaltung austauschen
- Fehler melden, wenn eine Rechnung nicht den Vorgaben entspricht
Wo Bestellsoftware ins Spiel kommt
Einige Anbieter haben ein Rechnungs-Center, zum Beispiel ChefsList mit E-Rechnung. Bei anderen bleibt die Rechnung in der Warenwirtschaft. Beides kann richtig sein, wichtig ist, dass Sie die Frage vor dem Kauf stellen.
Frage für die Demo: Welche E-Rechnungs-Formate werden unterstützt, wer archiviert die Dokumente, und wie landen eingehende Rechnungen in der Buchhaltung?
In vier Schritten vorbereiten
- Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater die Fristen für Ihr Unternehmen.
- Klären Sie, ob Ihre Warenwirtschaft E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann.
- Entscheiden Sie, ob Rechnungen in der Bestellsoftware oder im ERP bleiben.
- Testen Sie den kompletten Weg mit einer Beispielrechnung.
Typische Fehler
- Auf die letzte Frist warten
- Ein PDF für ausreichend halten
- Die Schnittstelle zur Buchhaltung vergessen
- Archivierung unterschätzen
Fazit
Die E-Rechnung ist kein Hindernis, wenn Sie sie früh in die Auswahl Ihrer Software einbeziehen. Im Anbieter-Check geben Sie an, wie wichtig Ihnen das Thema ist, und erhalten eine passende Top 3. Mehr zur technischen Seite: Warenwirtschaft anbinden.
Grundlage dieses Beitrags
Die Angaben zu Anbietern stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, vor allem den Webseiten der Anbieter, und aus eigener Recherche im Internet. Wir geben sie als Anbieterangaben wieder und konnten sie nicht im Einzelnen prüfen. Funktionen, Preise und Konditionen können sich jederzeit ändern. Maßgeblich ist allein, was der jeweilige Anbieter Ihnen schriftlich zusagt. Bewertungen und Einordnungen sind unsere redaktionelle Meinung. Hinweise auf Fehler nehmen wir über die Seite Für Anbieter oder die Kontaktseite entgegen und korrigieren sie zeitnah.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Betriebe?
Der Empfang gilt grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Bitte klären Sie Ihren Fall mit dem Steuerberater.
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Muss meine Bestellsoftware E-Rechnungen können?
Nicht zwingend. Wichtig ist, dass irgendein System im Prozess sie erzeugt und empfängt.
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