WhatsApp-Bestellungen im Großhandel automatisch verarbeiten

WhatsApp ist für viele Gastronomen der schnellste Weg zur Bestellung. Für den Großhandel ist es ein Chaos aus Einzelnachrichten.

WhatsApp: Segen für Ihre Kunden, Fluch für Ihr Büro

Ein Foto, eine Sprachnachricht, drei Zeilen Text: Für Gastronomen ist das die schnellste Bestellung. Für Ihr Büro heißt es abtippen, nachfragen und hoffen, dass nichts untergeht, oft abends und am Wochenende.

Warum Verbieten keine Lösung ist

Wer WhatsApp untersagt, verliert Bestellungen. Gastronomen wollen nicht in eine App wechseln, nur weil Sie es verlangen. Besser ist ein System, das den Kanal aufnimmt und die Arbeit dahinter automatisiert.

So wird aus der Nachricht eine Bestellung

KI-Systeme wandeln Texte, Fotos und Sprachnachrichten in Bestellpositionen um und gleichen sie mit Ihrem Artikelstamm ab. Ihre Mitarbeiter bestätigen nur noch auffällige Positionen. Nach eigenen Angaben bieten das ChefsList (Order Scan AI) und Choco (OrderAgent) an. Hoshii und Grapes konzentrieren sich auf Postfächer und Sprachnachrichten. Die Grundlagen erklärt KI-Bestellerfassung erklärt.

Das sollten Sie prüfen

• Kanäle: WhatsApp, SMS, Sprache, E-Mail, Fax: Welche sind abgedeckt?
• Rückfragen: Wie meldet sich das System bei Unklarheiten, und bei wem?
• Übergabe: Wie kommt die Bestellung in Ihr ERP?
• Datenschutz: Wo werden Daten verarbeitet, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
• Geschäftsnummer: Läuft der Kanal über eine geschäftliche Nummer?

Ein typischer Ablauf

1. Der Kunde schickt seine Bestellung wie gewohnt.
2. Die KI erkennt Positionen und ordnet sie dem Artikelstamm zu.
3. Unklares wird markiert, ein Mitarbeiter gibt frei.
4. Die Bestellung geht an das ERP, der Kunde erhält eine Bestätigung.

Der Weg dorthin

1. Sammeln Sie Beispiele echter WhatsApp-Bestellungen.
2. Lassen Sie sie von zwei Anbietern verarbeiten.
3. Vergleichen Sie Trefferquote, Rückfragen und Aufwand.
4. Binden Sie zuerst Kunden an, die ohnehin gern per Chat bestellen.

Fazit

Sie müssen WhatsApp nicht verbieten. Mit der richtigen Software wird aus dem Chat ein sauberer Bestellkanal. Der Anbieter-Check hilft, die passende Lösung zu finden.

Grundlage dieses Beitrags

Die Angaben zu Anbietern stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, vor allem den Webseiten der Anbieter, und aus eigener Recherche im Internet. Wir geben sie als Anbieterangaben wieder und konnten sie nicht im Einzelnen prüfen. Funktionen, Preise und Konditionen können sich jederzeit ändern. Maßgeblich ist allein, was der jeweilige Anbieter Ihnen schriftlich zusagt. Bewertungen und Einordnungen sind unsere redaktionelle Meinung. Hinweise auf Fehler nehmen wir über die Seite Für Anbieter oder die Kontaktseite entgegen und korrigieren sie zeitnah.

Häufige Fragen

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